Политика конфиденциальности

Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных определяет порядок обработки и защиты персональных данных, осуществляемых Индивидуальный предприниматель Николаев Артём Константинович (ИП Николаев Артём Константинович / Эйчаренси).

Политика применяется к сайту hrency.ru, платформе app.hrency.ru, личному кабинету, CRM-функциям, trial-режиму, формам регистрации и обратной связи, интеграциям с сервисами подбора персонала, платежным и банковским контурам, support-сценариям, публичным pre-screen ссылкам и иным сценариям использования сервиса Эйчаренси.

Документ подготовлен во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», а также иных применимых требований законодательства Российской Федерации.

Оператор - индивидуальный предприниматель, который самостоятельно определяет цели обработки персональных данных, состав обрабатываемых данных и действия, совершаемые с такими данными.

Пользователь сервиса - лицо, зарегистрировавшее учетную запись в Эйчаренси либо использующее разрешенную публичную функциональность сервиса.

Заказчик - физическое лицо, индивидуальный предприниматель, юридическое лицо либо их представитель, использующие сервис для собственных нужд или нужд своей организации.

Рабочее пространство (workspace) - изолированный контур внутри сервиса, в рамках которого пользователи одной организации совместно работают с вакансиями, кандидатами, тарифом, интеграциями, dispatch-логикой и аналитикой.

Кандидат (соискатель) - физическое лицо, сведения о котором загружаются пользователем в сервис, поступают через интеграцию либо предоставляются самим кандидатом в рамках подбора, pre-screen, интервью или тестирования.

Оператор может обрабатывать персональные данные пользователей сервиса, клиентов, представителей клиентов и контрагентов, работников оператора, кандидатов на вакансии оператора, посетителей сайта, лиц, направивших обращения оператору, а также кандидатов и соискателей, сведения о которых пользователи загружают в сервис или получают через подключенные интеграции.

Если пользователь загружает в сервис сведения о кандидатах, сотрудниках, представителях своей организации или иных третьих лицах, пользователь подтверждает наличие законного основания для такой загрузки, обработки и передачи данных в Эйчаренси.

По пользователям сервиса, клиентам и представителям клиентов могут обрабатываться фамилия, имя, отчество, email, номер телефона, сведения о компании, должности, рабочем пространстве, роли в сервисе, платежах, счетах, оплатах, обращениях в поддержку, настройках аккаунта, согласиях, действиях в личном кабинете, технических событиях безопасности и иные данные, которые пользователь самостоятельно предоставляет оператору.

По кандидатам и соискателям могут обрабатываться сведения, содержащиеся в резюме, откликах, сопроводительных письмах, вакансиях и CRM-карточках: фамилия, имя, отчество, контактные данные, профессия, должность, сведения о трудовой деятельности, опыте, образовании, навыках, желаемой зарплате, гражданстве, городе, ссылках на портфолио и профессиональные профили, фотоизображении, комментариях, ответах на вопросы, результатах интервью, pre-screen, bot-интервью, тестирования и подтверждениях собеседований.

При использовании голосового ввода в публичном pre-screen оператор получает аудиофайл только на время технической транскрибации в текст. После завершения транскрибации аудиофайл удаляется, а в системе сохраняется только текст ответа и технические метаданные, необходимые для работы процесса.

В зависимости от выбранного пользователем сценария могут обрабатываться сведения о выбранном кандидатом канале связи, переписке в рамках вакансии, ссылках на mini-landing, webhook- и thread-идентификаторах внешних коммуникационных сервисов, а также служебные статусы отправки и доставки.

По работникам, кандидатам на вакансии оператора, исполнителям по гражданско-правовым договорам и контрагентам могут обрабатываться сведения, содержащиеся в трудовых, гражданско-правовых, бухгалтерских, налоговых и платежных документах, деловой переписке, счетах, актах, договорах, реквизитах и иных документах, необходимых для исполнения обязательств оператора.

Сайт и платформа могут обрабатывать технические данные: IP-адрес, cookie, сведения о браузере и устройстве, события авторизации, действия в интерфейсе, системные журналы, сведения, собираемые посредством метрических программ, включая Яндекс Метрику, и иные данные, необходимые для безопасности, аналитики и корректной работы сервиса.

Оператор не осуществляет обработку биометрических персональных данных для установления личности и не запрашивает специальные категории персональных данных, если такая обработка прямо не требуется законом. Если пользователь загружает материалы, содержащие специальные или биометрические данные, он обязан самостоятельно оценить законность такой обработки.

Персональные данные пользователей, клиентов, представителей клиентов и контрагентов обрабатываются для регистрации, идентификации, предоставления доступа к сервису, заключения, исполнения и прекращения договора, управления рабочими пространствами, ролями, тарифами, оплатой, счетами, support-обращениями, уведомлениями и аккаунтами.

Персональные данные кандидатов и соискателей обрабатываются для автоматизации подбора персонала: ведения вакансий, откликов, кандидатов, резюме и CRM-воронки, синхронизации с подключенными сервисами подбора персонала, проведения этапов pre-screen, bot-интервью, интервью, тестирования и подтверждения собеседований, анализа соответствия кандидатов требованиям вакансии, формирования рекомендаций, dispatch-истории и аналитики для пользователя.

Голосовые ответы кандидатов обрабатываются исключительно как технический способ ввода ответов: для автоматической транскрибации голосовых сообщений в текст и дальнейшей передачи текстового результата в контур оценки кандидата.

Персональные данные работников оператора, кандидатов на вакансии оператора, исполнителей, контрагентов и представителей контрагентов обрабатываются для кадрового, бухгалтерского, налогового, платежного и договорного учета.

Технические данные обрабатываются для защиты аккаунтов, расследования инцидентов, диагностики сбоев, предотвращения несанкционированного доступа, контроля подозрительной активности, проверки спорных платежных событий, owner-аналитики и улучшения интерфейса и качества работы платформы.

Отдельно, при наличии самостоятельного согласия, данные могут использоваться для направления новостей продукта, обновлений сервиса, предложений, маркетинговых сообщений и анализа эффективности коммуникаций с использованием cookie и метрических программ, включая Яндекс Метрику.

Оператор обрабатывает персональные данные на основании согласия субъекта персональных данных, необходимости заключения или исполнения договора, выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также законного интереса оператора в обеспечении безопасности, работоспособности и улучшении сервиса при условии, что права и свободы субъектов не нарушаются.

Для маркетинговых сообщений и аналитики интереса к продукту, не относящейся к необходимому функционированию сервиса, оператор использует отдельное согласие пользователя.

Если для конкретного сценария требуется специальное основание или отдельное согласие, оператор получает такое согласие до начала соответствующей обработки либо не выполняет такую обработку.

Оператор осуществляет обработку персональных данных смешанным способом: с использованием средств автоматизации и, при необходимости, без них.

В пределах заявленных целей оператор может осуществлять сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, обновление, изменение, извлечение, использование, передачу, предоставление, доступ, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

Оператор не осуществляет распространение персональных данных в смысле предоставления данных неограниченному кругу лиц, если иное прямо не требуется законом или отдельным согласием субъекта.

При сборе персональных данных через формы сайта, платформы и публичные сценарии пользователь или кандидат получает доступ к политике конфиденциальности и, когда это требуется, предоставляет отдельное, конкретное и однозначное согласие посредством самостоятельного действия, например проставления галочки в веб-форме.

Сервис может использовать подключенные пользователем интеграции с сервисами подбора персонала, мессенджерами, платежными, банковскими и инфраструктурными сервисами. Передача персональных данных таким сервисам осуществляется только в объеме, необходимом для выбранного пользователем сценария.

Отдельные интеграции могут работать на уровне рабочего пространства, если они открывают общий контур вакансий и кандидатов для команды заказчика. Отдельные интеграции могут работать на уровне конкретного пользователя, если они относятся к его персональным таблицам, календарям, почтовым или иным индивидуальным инструментам.

При использовании автоматизированного анализа резюме, откликов, вакансий, диалогов и иных HR-материалов оператор применяет минимизацию и обезличивание: сведения, позволяющие прямо идентифицировать субъекта персональных данных, не передаются во внешние сервисы AI-анализа.

Во внешний AI-анализ передается обезличенный профессиональный профиль: сведения об опыте, навыках, образовании, требованиях вакансии, ответах кандидата и иных профессиональных критериях без ФИО, email, телефона, адресов, внешних идентификаторов и иных прямых идентификаторов.

Результаты AI-анализа, scoring, pre-screen, bot-интервью, диалогов и тестирования являются вспомогательными рекомендациями для пользователя и не заменяют самостоятельную оценку кандидата человеком. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки без участия человека.

Оператор может поручать обработку персональных данных поставщикам инфраструктуры, платежным сервисам, банковским сервисам, сервисам связи, support-инструментам, системам аналитики, метрическим программам и иным подрядчикам, если это необходимо для работы Эйчаренси и при условии соблюдения конфиденциальности и требований законодательства.

Данные могут передаваться подключенным пользователем интеграциям, например сервисам подбора персонала, только в пределах выбранного пользователем сценария и его прав доступа.

Передача персональных данных государственным органам осуществляется только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В текущей конфигурации сервиса оператор не осуществляет трансграничную передачу не обезличенных персональных данных.

Если в будущем возникнет необходимость передачи за пределы Российской Федерации не обезличенных персональных данных, оператор выполнит необходимые требования законодательства до начала такой передачи.

На сайте и в платформе используются технически необходимые cookie, которые обеспечивают работу авторизации, безопасность сессии, маршрутизацию, хранение выбранных настроек и корректную работу интерфейса.

Аналитические и маркетинговые cookie, а также Яндекс Метрика используются только после отдельного действия пользователя в cookie-баннере. До получения такого согласия аналитический скрипт Яндекс Метрики не активируется.

Выбор пользователя о согласии или отказе от аналитических cookie хранится в first-party cookie hrtalents_cookie_consent. Данный cookie используется только для запоминания решения пользователя.

Базы данных, содержащие персональные данные граждан Российской Федерации, размещаются на территории Российской Федерации.

Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, договорные отношения, сроки использования аккаунта, бухгалтерские, налоговые, кадровые и иные обязательные сроки хранения, установленные законодательством.

После достижения целей обработки, прекращения договора, удаления аккаунта, завершения соответствующего сценария либо отзыва согласия персональные данные подлежат удалению, уничтожению или обезличиванию, если их сохранение не требуется по закону или для защиты прав и законных интересов оператора.

Голосовые файлы, загруженные для транскрибации, не подлежат постоянному хранению и удаляются после завершения процесса распознавания речи.

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

К мерам защиты относятся разграничение прав доступа по рабочим пространствам и ролям, идентификация и аутентификация пользователей, защита паролей, двухфакторная аутентификация для административных аккаунтов, журналирование событий безопасности, контроль подозрительной активности, ограничение доступа к базе данных и инфраструктуре, хранение секретов в защищенной конфигурации, использование HTTPS/TLS, резервное копирование, обновление программного обеспечения, минимизация и обезличивание данных перед внешним AI-анализом, а также удаление временных голосовых файлов после транскрибации.

Оператор не заявляет использование сертифицированных шифровальных (криптографических) средств защиты информации классов КС1, КС2, КС3, КВ или КА.

Субъект персональных данных вправе получать сведения об обработке своих персональных данных, требовать их уточнения, блокирования или уничтожения, отзывать согласие на обработку, обжаловать действия оператора, а также реализовывать иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Для реализации своих прав субъект вправе направить обращение оператору по адресу электронной почты, указанному в настоящей политике. В обращении рекомендуется указать данные, позволяющие идентифицировать заявителя и предмет запроса.

Срок ответа на обращения определяется применимым законодательством и организационным режимом оператора. Базовый ориентир для обработки обращений: понедельник-пятница с 09:00 до 18:00 по московскому времени, срок ответа на обращения — в течение 5 рабочих дней.

Если субъект персональных данных считает, что оператор обрабатывает неточные, устаревшие или избыточные данные, он вправе направить запрос на уточнение, блокирование или удаление таких данных.

Оператор рассматривает обращения субъектов, уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных и иные предусмотренные законом запросы в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

При выявлении неправомерной обработки персональных данных оператор принимает меры по блокированию, уточнению, удалению или уничтожению данных и по устранению причин нарушения в соответствии с применимым законодательством.

Оператор: Индивидуальный предприниматель Николаев Артём Константинович.

Адрес: 614029, Россия, Пермский край, г. Пермь, ул. Трясолобова, дом 69, кв. 73.

Email: info@hrency.ru.

Реквизиты: ИНН 590773978542, ОГРНИП 319595800071514.

ОКВЭД: 62.01.

Оператор включен в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных: регистрационный номер 59-26-041393, дата регистрации уведомления — 26.04.2026, основание включения — Приказ Роскомнадзора № 53 от 29.04.2026.

Проверить сведения можно в официальном реестре Роскомнадзора: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/?id=59-26-041393.